E-Mails können leicht den Charakter von Handelsbriefen annehmen – entscheidend ist nur der Inhalt, nicht das Medium.

Daher gelten auch hier die Handels- und Nachweispflichten des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) sowie der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Management und Archivierung von E-Mails sind also Chefsache und Gesetzespflicht. Gleiches gilt für die Einhaltung der Pflichtangaben. Je nach Rechtsform sind nach dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) seit Anfang 2007 in Geschäftsbriefen entsprechende Inhalte einzufügen.
Quelle: LeadersLounge